Ombudsperson

Aufgaben der Ombudsfrau

Die Hauptaufgaben der Ombudsfrau bei der Siemens Healthineers AG („SHS“) sind die Entgegennahme und Bearbeitung bei ihr eingehender Hinweise, die SHS betreffen. 

Die Aufgaben sind dabei im Einzelnen:

  • Die Ombudsfrau nimmt Hinweise von Hinweisgebern auf, die unkorrekte Geschäftspraktiken (Compliance-Verstöße) im Unternehmen zum Inhalt haben. Als Hinweisgeber kommen hierbei sowohl Mitarbeiter von SHS oder einer SHS-Gesellschaft als auch Dritte (Externe) in Betracht. Dem Hinweisgeber entstehen durch die Inanspruchnahme der Ombudsfrau keine Kosten.
  • Die Ombudsfrau prüft die eingegangenen Hinweise unverzüglich auf Schlüssigkeit und Plausibilität sowie – soweit möglich – den Hinweisgeber auf dessen Glaubwürdigkeit und nimmt in der Regel eine rechtliche Vorbewertung vor. Der Erhalt eines Hinweises wird, soweit dies möglich ist, von der Ombudsfrau dem Unternehmen unverzüglich angezeigt.
  • Die Ombudsfrau dokumentiert den Hinweis in transparenter und verständlicher (ggf. anonymisierter) Form und leitet ihn unverzüglich an SHS – Compliance Governance – weiter.
  • Compliance Governance veranlasst erforderlichenfalls die Untersuchung des von der Ombudsfrau übermittelten Sachverhalts durch geeignete Stellen im Unternehmen oder durch Fachkräfte außerhalb des Unternehmens. Die Untersuchungen dürfen nicht mit dem Ziel geführt werden, die Identität des Hinweisgebers zu erforschen oder auszuforschen. Die Ombudsfrau wird von Compliance Governance in angemessener Weise über den Verlauf und die Ergebnisse der Untersuchung unterrichtet.
  • Die Ombudsfrau steht dem Hinweisgeber für die Entgegennahme weiterer Informationen zur Verfügung und richtet erforderlichenfalls – soweit möglich – ergänzende Fragen an ihn, die sich aus den internen Untersuchungen ergeben. 
  • Die Ombudsfrau unterrichtet im Rahmen des rechtlich Möglichen den Hinweisgeber über das Ergebnis der Untersuchung und die getroffenen Maßnahmen. Sie berücksichtigt hierbei auch die Belange der betroffenen Mitarbeiter und die Regelungen des Datenschutzes.
  • Die Ombudsfrau berichtet auf Anforderung dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats der SHS über ihre Tätigkeit.
  • Das in den Business Conduct Guidelines festgehaltene Verbot jeder Art von Vergeltungsmaßnahmen gegen Beschwerdeführer und Hinweisgeber gilt ebenfalls bezüglich derjenigen Mitarbeiter und Dritten, die sich an die Ombudsfrau wenden.

Verschwiegenheit 

  • Als Rechtsanwältin unterliegt die Ombudsfrau den gesetzlichen und berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten bei der Ausübung ihrer Tätigkeit. 
  • Dies gilt im Verhältnis zu SHS, insbesondere aber auch im Verhältnis zum Hinweisgeber, zu welchem insoweit gleichfalls ein Mandatsverhältnis begründet wird (s.u.).
  • Die Ombudsfrau ist zur Verschwiegenheit gegenüber Dritten im Hinblick auf sämtliche Tatsachen verpflichtet, die ihr bei Wahrnehmung des Mandats bekannt werden.
  • Überdies garantiert die Ombudsfrau den potentiellen Hinweisgebern Vertraulichkeit gegenüber SHS im Umgang mit deren Identität und deren Arbeitsumfeld. SHS verzichtet in diesem Zusammenhang unwiderruflich auf Auskunfts- und Herausgabeansprüche gegenüber der Ombudsfrau (§§ 675 Abs. 1 i.V.m. 666, 667 BGB), soweit es um die Identität der Hinweisgeber geht.
  • Ausnahme und Grenze zu den vorstehenden Absätzen bilden § 138 des Strafgesetzbuches sowie hinsichtlich der Verschwiegenheit gegenüber SHS der Fall, dass der Hinweisgeber nachweislich bewusst unwahre Tatsachen gegenüber der Ombudsfrau behauptet hat.

Rechts- und Vertragsbeziehungen

  • Eine Rechts- und Vertragsbeziehung besteht zunächst und aufgrund dieser Vereinbarung zwischen SHS und der Ombudsfrau. 
  • Diese Vertragsbeziehung ist die Grundlage der hier vereinbarten Rechte und Pflichten. In diese Beziehung wird die meldende Person mit eigenen Ansprüchen gegen die Ombudsfrau und SHS einbezogen. Im Verhältnis zur Ombudsfrau ist die meldende Person berechtigt und im Zweifel daran interessiert, ein auf den Informationsaustausch und die rechtliche Ersteinschätzung bezogene Mandatsbeziehung zu begründen. SHS gestattet dies hiermit ausdrücklich. Die Vertragsparteien gehen dabei davon aus, dass aufgrund der Eigenart der Ombuds-Funktion eine Doppelmandatierung der Ombudsfrau möglich ist und angesichts des vorrangigen Interesses an Informationen eine Interessenkollision nicht vorliegt. SHS erkennt das Geheimhaltungsinteresse der meldenden Person als Teil der eigenen Mandatsbeziehung schon jetzt umfassend an. 
  • Vorsorglich verzichtet SHS in dem nötigen Umfang auf ein eventuelles Recht zur Offenbarung von Informationen und erklärt sich unwiderruflich damit einverstanden, dass die Ombudsfrau Informationen, die sie mit der Aufforderung um vertrauliche Behandlung von dem Meldenden erhält, auch SHS nicht offenbart. Die zuvor unter dem Punkt „Verschwiegenheit“ genannten Ausnahmen bleiben unberührt.
  • Die Ombudsfrau ist in der Gestaltung des Kontaktes zu meldenden Personen und ihrer Beratung grundsätzlich frei und an Weisungen von SHS nicht gebunden.

Abgabe von Meldungen/Hinweisen

Sie erreichen Frau Dr. von Coelln in ihrer Funktion als Ombudsfrau von SHS auf folgenden Wegen:

Telefon: 0211/44 03 57 78
Fax: 0211/44 03 57 77
E-Mail: shs-ombudsfrau@hvc-strafrecht.de

Die Kontaktaufnahme ist vom Erstkontakt bis zum Abschluss der Bearbeitung Ihres Hinweises für Sie kostenlos!