Ombudsperson

Aufgaben der Ombudsperson

The role and tasks of the Siemens AG's ("Siemens") ombudsperson can be described as follows.

Im Folgenden wird die Rolle sowie die Tätigkeit der Ombudsperson der Siemens AG („Siemens“) näher beschrieben.

English version:

With a view to establishing secure communication paths for employees or third parties, Siemens has engaged the attorney Dr. Sibylle von Coelln as an external ombudsperson. Employees and thid parties can turn to this neutral contact at any time and exchannge information in confidence, if they observe improper business practices or breaches of the pertinent Business Conduct Guidelines taking place within the company.

The Ombudsperson has the following tasks:

She records information indicating irregular business practices in the company. Employees of Siemens AG or of a Siemens company, as well as third parties, may provide such information. Anyone contacting the Ombudsperson with such information shall not incur any costs.

The Ombudsperson shall examine any information received for plausibility. Wherever possible, the Ombudsperson shall likewise acknowledge (to the person submitting such information) receipt thereof.

She shall pass such information to the Compliance Office of Siemens AG, whenever such a plausibility check suggests a violation of penal law or of the Business Conduct Guidelines.

The Compliance Office shall initiate an investigation of the facts notified by the Ombudsperson by suitable units from within the company or by outside experts. In the context of such investigations, the person submitting information must remain anonymous. The Ombudsperson shall be kept informed by the Compliance Office of the progress and results of investigations. A legal assessment of the facts investigated and a specification of suitable actions to rectify and prevent irregular business practices shall be provided jointly by the Ombudsperson and the Compliance Office. 

Towards the person submitting the original information, the Ombudsperson shall remain receptive to further statements and shall if necessary ask any further questions that may rise out of the internal investigations.

As far as is legally permissible, the Ombudsperson shall notify the person providing the information of the results of the investigations and of the action taken. The Ombudsperson shall in so doing take account of the interests of the employee concerned and of regulations relating to data protection.

In agreement with the Compliance Office, the Ombudsperson shall be entitled to involve investigative authorities.

If investigations reveal that the company has suffered any disadvantage, the Compliance Office shall initiate action to enforce any claims. The Ombudsperson shall ensure that the person providing the information remains anonymous.

The Ombudsperson shall, at the request of the Audit Committee of the Supervisory Board of Siemens AG, report on his/her activities.

The prevention of any kind of reprisals against any person lodging a complaint or providing any information shall likewise apply to any employees who contact the Ombudsperson.

You can contact Dr. Sibylle von Coelln as follows:

Telefon:             +49 211 44 03 57 79
Fax:                     +49 211 44 03 57 77
E-Mail:               siemens-ombudsfrau@hvc-strafrecht.de

Contacting the ombudsperson is free of charge – from the first contact until the completion of the process!

 

Deutsche Version

Im Sinne geschützter Kommunikationswege für die Mitarbeiter hat Siemens Frau Dr. von Coelln zur externen Ombudsperson berufen. An diese neutrale Stelle können sich Mitarbeiter und Dritte jederzeit vertrauensvoll wenden, wenn sie unkorrekte Geschäftspraktiken beziehungsweise Verstöße gegen die geltenden Business Conduct Guidelines im Unternehmen beobachten, und sich dazu austauschen.

Die Ombudsperson hat die folgenden Aufgaben:

Die Ombudsperson nimmt Hinweise auf, die unkorrekte Geschäftspraktiken im Unternehmen zum Inhalt haben. Als Hinweisgeber kommen sowohl Mitarbeiter von Siemens oder einer Siemens-Gesellschaft als auch Dritte in Betracht. Dem Hinweisgeber entstehen durch die Inanspruchnahme der Ombudsperson keine Kosten.

Sie prüft die eingegangenen Hinweise auf Plausibilität. Der Erhalt eines Hinweises wird, soweit dies möglich ist, von der Ombudsperson dem Hinweisgeber bestätigt.

Die Ombudsperson leitet einen Hinweis an das Compliance Office von Siemens weiter, falls sich nach der Plausibilitätsprüfung ein Verdacht auf Verletzungen der Strafgesetze oder der Business Conduct Guidelines ergibt.

Das Compliance Office veranlasst die Untersuchung des von der Ombudsperson übermittelten Sachverhalts durch geeignete Stellen im Unternehmen oder durch Fachkräfte außerhalb des Unternehmens. Im Rahmen der Ermittlungen ist der Hinweisgeber stets nur in anonymisierter Form zu führen. Die Ombudsperson wird vom Compliance Office über den Verlauf und die Ergebnisse der Untersuchung unterrichtet. Die rechtliche Bewertung des untersuchten Sachverhalts und die Festlegung geeigneter Maßnahmen zur Beseitigung und Verhinderung unkorrekter Geschäftspraktiken erfolgen gemeinsam durch die Ombudsperson und das Compliance Office.

Die Ombudsperson steht dem Hinweisgeber für die Entgegennahme weiterer Informationen zur Verfügung und richtet erforderlichenfalls ergänzende Fragen an ihn, die sich aus den internen Untersuchungen ergeben. 

Die Ombudsperson unterrichtet im Rahmen des rechtlich Möglichen den Hinweisgeber über das Ergebnis der Untersuchung und die getroffenen Maßnahmen. Sie berücksichtigt hierbei auch die Belange der betroffenen Mitarbeiter und die Regelungen des Datenschutzes.

Die Ombudsperson kann im Einvernehmen mit dem Compliance Office Ermittlungsbehörden einschalten.

Soweit die Untersuchung ergeben hat, dass dem Unternehmen ein Schaden entstanden ist, leitet das Compliance Office die für die Durchsetzung des Anspruchs notwendigen Schritte ein. Die Ombudsperson achtet darauf, dass hierbei die Anonymität des Hinweisgebers gewahrt bleibt.

Die Ombudsperson berichtet auf Anforderung dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats der Siemens AG über ihre Tätigkeit.

Das von Siemens aufgestellte Verbot jeder Art von Vergeltungsmaßnahmen gegen Beschwerdeführer und Hinweisgeber gilt ebenfalls bezüglich der Mitarbeiter, die sich an die Ombudsperson wenden. 

Sie erreichen Frau Dr. von Coelln in ihrer Funktion als Ombudsperson von Siemens auf folgenden Wegen:

Telefon:             +49 211 44 03 57 79
Fax:                     +49 211 44 03 57 77
E-Mail:               siemens-ombudsfrau@hvc-strafrecht.de

Die Kontaktaufnahme ist vom Erstkontakt bis zum Abschluss der Bearbeitung Ihres Hinweises für Sie kostenlos!