Ombudsperson

Aufgaben der Ombudsperson

Im Folgenden wird die Rolle sowie die Tätigkeit der Ombudsperson der Siemens AG („Siemens“) näher beschrieben.

Im Sinne geschützter Kommunikationswege für die Mitarbeiter hat Siemens Frau Dr. von Coelln zur externen Ombudsperson berufen. An diese neutrale Stelle können sich Mitarbeiter und Dritte jederzeit vertrauensvoll wenden, wenn sie unkorrekte Geschäftspraktiken beziehungsweise Verstöße gegen die geltenden Business Conduct Guidelines im Unternehmen beobachten, und sich dazu austauschen.

Die Ombudsperson hat die folgenden Aufgaben:

Die Ombudsperson nimmt Hinweise auf, die unkorrekte Geschäftspraktiken im Unternehmen zum Inhalt haben. Als Hinweisgeber kommen sowohl Mitarbeiter von Siemens oder einer Siemens-Gesellschaft als auch Dritte in Betracht. Dem Hinweisgeber entstehen durch die Inanspruchnahme der Ombudsperson keine Kosten.

Sie prüft die eingegangenen Hinweise auf Plausibilität. Der Erhalt eines Hinweises wird, soweit dies möglich ist, von der Ombudsperson dem Hinweisgeber bestätigt.

Die Ombudsperson leitet einen Hinweis an das Compliance Office von Siemens weiter, falls sich nach der Plausibilitätsprüfung ein Verdacht auf Verletzungen der Strafgesetze oder der Business Conduct Guidelines ergibt.

Das Compliance Office veranlasst die Untersuchung des von der Ombudsperson übermittelten Sachverhalts durch geeignete Stellen im Unternehmen oder durch Fachkräfte außerhalb des Unternehmens. Im Rahmen der Ermittlungen ist der Hinweisgeber stets nur in anonymisierter Form zu führen. Die Ombudsperson wird vom Compliance Office über den Verlauf und die Ergebnisse der Untersuchung unterrichtet. Die rechtliche Bewertung des untersuchten Sachverhalts und die Festlegung geeigneter Maßnahmen zur Beseitigung und Verhinderung unkorrekter Geschäftspraktiken erfolgen gemeinsam durch die Ombudsperson und das Compliance Office.

Die Ombudsperson steht dem Hinweisgeber für die Entgegennahme weiterer Informationen zur Verfügung und richtet erforderlichenfalls ergänzende Fragen an ihn, die sich aus den internen Untersuchungen ergeben. 

Die Ombudsperson unterrichtet im Rahmen des rechtlich Möglichen den Hinweisgeber über das Ergebnis der Untersuchung und die getroffenen Maßnahmen. Sie berücksichtigt hierbei auch die Belange der betroffenen Mitarbeiter und die Regelungen des Datenschutzes.

Die Ombudsperson kann im Einvernehmen mit dem Compliance Office Ermittlungsbehörden einschalten.

Soweit die Untersuchung ergeben hat, dass dem Unternehmen ein Schaden entstanden ist, leitet das Compliance Office die für die Durchsetzung des Anspruchs notwendigen Schritte ein. Die Ombudsperson achtet darauf, dass hierbei die Anonymität des Hinweisgebers gewahrt bleibt.

Die Ombudsperson berichtet auf Anforderung dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats der Siemens AG über ihre Tätigkeit.

Das von Siemens aufgestellte Verbot jeder Art von Vergeltungsmaßnahmen gegen Beschwerdeführer und Hinweisgeber gilt ebenfalls bezüglich der Mitarbeiter, die sich an die Ombudsperson wenden. 

Sie erreichen Frau Dr. von Coelln in ihrer Funktion als Ombudsperson von Siemens auf folgenden Wegen:

Telefon:             +49 211 44 03 57 79
Fax:                     +49 211 44 03 57 77
E-Mail:               siemens-ombudsfrau@hvc-strafrecht.de

Die Kontaktaufnahme ist vom Erstkontakt bis zum Abschluss der Bearbeitung Ihres Hinweises für Sie kostenlos!